Privacyverklaring

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Dit privacy beleid heeft betrekking op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van zowel de zorgverlening als de (interne) bedrijfsvoering van HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN als zorgaanbieder.

HOOGEVEEN EN PARTNERS is als zorgaanbieder verwerkingsverantwoordelijke. Zij bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens. Dit document beschrijft de wijze waarop zij als verwerkingsverantwoordelijke met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt voldaan.

Aan bod komen de volgende onderwerpen:

  1. Actualisatie en controle naleving privacybeleid;
  2. Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen;
  3. Organisatorische en technische maatregelen/beveiliging;
  4. Verwerkingsregister;
  5. Verwerkers en ontvangers;
  6. Bewaartermijnen;
  7. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);
  8. Doorgifte buiten de EU;
  9. Functionaris voor de gegevensbescherming;
  10. Beveiligingsincidenten;
  11. Rechten van de betrokkenen;
  12. Gegevensminderjarigen;
  13. Informatieplicht;

1. Actualisatie en controle naleving privacybeleid;

De verwerking van persoonsgegevens binnen HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet-en regelgeving die de AVG aanvult, wijzigt en vervangt. Om die reden zal het privacy-beleid periodiek worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast.

2. Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen;

De persoonsgegevens die de organisatie HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN heeft: De NAW, BSN gegevens, intakegegevens van u als cliënt. Deze gegevens komen rechtstreeks van u zelf door middel van het inschrijfformulier op website : www.hoogeveenenpartners.nl. Uw verzekeringsgegevens worden gecheckt via COV ( Vecozo, beveiligde gecertificeerde site) via het beveiligde software programma PROSOFTWARE. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor het contactformulier dient, namelijk uw behandeling. Van bezoekers van mijn website worden geen cookies of andere gegevens vastgelegd.

Uw NAW en BSN gegevens zijn nodig voor het checken van het recht op verzekering bij de zorgverzekeraar als het gaat om verzekerde zorg en voor het indienen van de declaratie bij de zorgverzekeraar.

Gezondheids-en voortgangsgegevens worden vastgelegd met als enig doel uw behandeling.

HOOGEVEEN ENPARTNERS PSYCHOLOGEN is wettelijk verplicht uw gegevens aan te leveren aan DIS. ( Digitaal Informatie Systeem). Wanneer u dit niet wenst, wordt door u en HOOGEVEEN ENPARTNERS PSYCHOLOGEN een privacy-verklaring getekend, zodat deze gegevens niet worden verstrekt aan DIS.

3. Organisatorische en technische maatregelen/beveiliging;

Uitgangspunt voor HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zowel intern, als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Interne maatregelen;

De volgende interne technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen: Het uitwisselen van vertrouwelijke informatie met andere zorgverleners vindt uitsluitend plaats via een beveiligde verbinding, namelijk via zorgmail. E-mailen met u als cliënt is alleen toegestaan voor algemene communicatie.

De computers waarmee HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN werkt zijn beveiligd met wachtwoorden.
Beveiliging: Eventuele cliënt-informatie op papier bevindt zich in afgesloten kasten in onze praktijkruimte. Sleutels van de praktijk worden niet aan derden afgegeven.

4. Verwerkingsregister;

Het verwerkingsregister bevindt zich in het softwarepakket van HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN.

5. Verwerkers en ontvangers;

Met wie worden de gegevens van u als cliënt gedeeld:

Met de verwijzer (huisarts), uitsluitend met toestemming van u, als cliënt. Aan anderen, als uw gegevens worden opgevraagd. Dit alleen met toestemming van u, cliënt. Uw toestemming wordt altijd vooraf aan u gevraagd en schriftelijk of digitaal in uw dossier vastgelegd.

Bestaande contracten met mede-verwerkers:

Er zijn contracten met de aanbieders van de praktijksoftware: Prosoftware en Parentix en met onze secretaresse. Al deze partijen zijn contractueel verplicht tot geheimhouding.

Gegevensbescherming:

De gegevens worden uitsluitend verwerkt voor uw behandeling en voor geen ander doel.

HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN is wettelijk verplicht uw gegevens aan te leveren aan DIS ( Digitaal Informatie Systeem). Wanneer u dit niet wenst, wordt door u en onze praktijk een privacy-verklaring getekend, zodat deze gegevens niet worden verstrekt aan DIS.

6. Bewaartermijnen:

De bewaartermijn van uw dossier bedraagt 15 jaar, zoals wettelijk is vastgelegd voor de GGZ. Daarna wordt uw dossier vernietigd. Financieel-administratieve gegevens worden bewaard to 7 jaar na vastlegging van de gegevens.

7. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);

Er vindt vooralsnog geen gegevensbeschermingsbeoordeling (DPIA) plaats.

8. Doorgifte buiten de EU.

De praktijk i s uitsluitend gevestigd in Leersum. Er zijn geen andere vestigingen, ook niet internationaal. Er worden geen gegevens naar het buitenland geëxporteerd,

9. Functionaris voor de gegevensbescherming;

De rol van functionaris gegevensbescherming wordt vervuld door mevrouw A.M. Hoogeveen, praktijkhouder van HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN.

10. Beveiligingsincidenten b.v. datalek;

HOOGEVEEN EN PARTNERS heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen, die tot doel hebben, de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk kan worden opgetreden om het incident te beëindigen en de schade zoveel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld:

Bij elk incident met betrekking tot persoonsgegevens zal mevrouw A.M. Hoogeveen, praktijkhouder, beoordelen:

  • Of er sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegevens
  • Welke maatregelen moeten worden genomen om het incident te beëindigen en de gevolgen te beperken;
  • Of inschakeling van een externe partij benodigd is om bij de oplossing van het incident te assisteren;
  • Of het incident aan de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) dient te worden gemeld.
  • Of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht;
  • Welke maatregelen er moeten worden genomen om herhaling van het incident te voorkomen.

Mevrouw A.M. Hoogeveen, praktijkhouder documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekkenregister. Bij datalekken worden deze gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkene zelf.

In het geval dat een (potentieel) incident, waarvan een door HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN ingeschakelde verwerker eerder op de hoogte is geraakt, is in de verwerkersovereenkomst bepaald, dat de verwerker HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN zo snel mogelijk bericht. Ook zijn er afspraken gemaakt over het oplossen van het incident en het verstrekken van nadere gegevens.

11. Rechten van betrokkenen;

Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeen heeft, zijn het recht op inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautoriseerde individuele besluitvorming. HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN heeft zodanige technische maatregelen getroffen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven.

U kunt, als cliënt, inzage krijgen in uw dossier, en tegen kostprijs een copie krijgen. U kunt zelf een correctie of aanvulling in het dossier laten vastleggen. U kunt gebruik maken van uw recht op vergetelheid. U kunt daartoe een schriftelijk verzoek doen, voorzien van datum, plaats en uw handtekening. In dat geval wordt uw dossier vernietigd. U kunt gebruik maken van uw recht op overdraagbaarheid van gegevens ( dataportabilteit).
Verzoeken tot dossiervernietiging: Nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld, zal HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN aan de verzoeker bevestigen dat er binnen één maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd.

Over verlenging van de termijn informeert HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN binnen de eerste maand. HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens. HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijk bewaarplicht. De behandelaar legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT-systeem van de praktijk, dat speciaal voor het verzoek is aangelegd. In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker andere redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bij voorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan één copie van het dossier wordt verlangd. Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen, van het verzoek in kennis te worden gesteld. HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in haar verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat zij achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.

12. Gegevens minderjarigen;

In de praktijk van HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN worden vanaf 1-1-2018 geen kinderen of minderjarigen in behandeling genomen, dus worden ook geen gegevens opgeslagen.

13.Informatieplicht:

HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN informeert betrokkenen mondeling en via de website, hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor personen, die niet verbonden zijn aan HOOGEVEEN EN PARTNERS PSYCHOLOGEN, is een extern privacy statement opgesteld. Dit externe statement is op www.hoogeveenenpartners.nl gepubliceerd.